Для многих компаний организация мероприятий — неотъемлемая часть существования и развития. Корпоративные праздники, юбилеи, тимбилдинги, презентации, форумы и выставки помогают укрепить командный дух, наладить связи с партнерами и повысить лояльность клиентов. Однако успешное проведение мероприятия требует профессионального подхода. Именно здесь перед руководством встает вопрос, что выгоднее и эффективнее: привлечение агентства на аутсорсе или штатный сотрудник? В этой статье мы подробно разберем оба варианта, их преимущества и недостатки, а также подскажем, какой из них лучше подходит для конкретных случаев.
Когда пора задуматься о собственном event-менеджере
Штатный event-менеджер — это сотрудник, который полностью посвящен организации мероприятий внутри компании. Его работа состоит из разработки концепций, планирования, подбора подрядчиков, контроля за выполнением задач и анализом проведенных событий.
Штатный event-менеджер востребован, если компания регулярно проводит масштабные мероприятия. Причем речь идет не только о развлекательных или спортивных событиях, но и о деловых, а также образовательных ивентах. Штатный специалист обеспечивает бесперебойный процесс, поскольку он доступен в любой момент. Кроме того, он может работать над подготовкой сразу нескольких проектов, сохраняя единый стиль и подход. А если возникает срочная задача, event-менеджер сразу приступает к работе, так как не тратит время на понимание специфики бизнеса, корпоративной культуры и предпочтений руководства. Однако не во всех случаях наём штатного event-менеджера становится оправданным как с точки зрения бюджета, так и с точки зрения эффективности.
Каким компаниям точно не подойдет штатный event-менеджер
- Малому бизнесу без потребности в регулярных в мероприятиях. Если организация событий носит случайный характер, например, их проводят не чаще одного-двух раз в год, содержание штатного сотрудника становится нецелесообразным. Ежемесячная зарплата специалиста обойдется значительно дороже, чем разовые услуги агентства.
- Компании с ограниченным бюджетом. Для небольших фирм расходы на постоянного event-менеджера могут оказаться неподъемными. Помимо зарплаты, нужно учитывать затраты на обучение и ресурсы для полноценной работы. В таком случае гораздо выгоднее привлекать специалистов на аутсорсе.
- Организации, которым нужны нестандартные решения. Если мероприятия должны быть максимально креативными, штатный сотрудник может не обладать нужной квалификацией и опытом. Для таких задач оптимально обратиться в агентство, где работает целая команда специалистов, которая регулярно организует разного рода события и повышает компетенции.
Когда и кому лучше обращаться к event-агентствам
Event-агентство — это универсальное решение для компаний, которые хотят организовать мероприятие с минимальными усилиями, но получить максимальный результат. Рассмотрим, в каких случаях и кому именно стоит выбирать этот вариант.
- Когда у компании нет опыта и знаний в event-сфере. Нередко обязанность организовывать события ложится на HR-менеджеров или других сотрудников, у которых нет компетенций и времени для планирования и координации всех деталей мероприятия. Агентство на аутсорсе полностью берет на себя все задачи: от разработки концепции до ее реализации и контроля на месте. Event-команда избавляет от стресса сотрудников компании и позволяет избежать ошибок, которые могут испортить впечатление от события.
- Когда требуется проведение крупного или технически сложного мероприятия. Речь идет о многодневных конференциях и выставках, событиях международного характера, выездных корпоративных турах и подобных ивентах, которые требуют слаженной работы команды профессионалов. Реализация таких проектов состоит из множества этапов: взаимодействия с подрядчиками, разработки программы, оформления, технического оснащения площадки, организации проживания и т. д. Самостоятельное решение этих задач занимает много времени и требует высокого уровня компетенций.
- Когда необходимо нестандартное или креативное решение. Event-агентства предлагают современные форматы и идеи, которые трудно реализовать без соответствующего опыта. Профессиональные организаторы отслеживают тренды и внедряют инновации, например, интерактивные зоны, виртуальную реальность, нестандартное техническое оформление или иммерсивный формат. Если вы хотите выделиться и удивить участников, помощь агентства будет незаменима.
Преимущества event-агентства перед штатным event-менеджером
- Целая команда экспертов против одного сотрудника или небольшого отдела. В агентствах над одним проектом, как правило, работает группа профессионалов: креативщики, сценаристы, дизайнеры, менеджеры по логистике, технические специалисты и т. д.
- Широкая база партнеров. Агентства регулярно сотрудничают с подрядчиками, поэтому знакомы с проверенными компаниями и исполнителями в разных сферах: кейтеринг, аренда оборудования, декорации, ведущие, артисты, фотографы и видеографы. Благодаря долгосрочным отношениям, агентства часто получают эксклюзивные условия, например, скидки или приоритетное обслуживание. Именно поэтому они могут еще и существенно сократить общий бюджет мероприятия.
- Креативность и инновации. Регулярная работа с клиентами дает event-агентствам богатый опыт в создании нестандартных проектов. Они следят за трендами и предлагают свежие идеи, тогда как штатный специалист может ограничиваться проверенными сценариями.
