При организации события важной задачей является поиск локации. Можно сказать, что правильно подобранная площадки — это половина успеха мероприятия. Пространство задает настроение, влияет на восприятие гостей и становится важным инструментом для достижения цели ивента. Но как найти пространство, которое идеально подойдет под концепцию и при этом подчеркнет атмосферу мероприятия? Ответ на вопрос вы найдете в этой статье. Мы разберем, на что стоит обращать внимание при поиске локации, и поделимся практическими советами.
От чего зависит выбор площадки
Формат мероприятия
Театр начинается с вешалки, а выбор площадки — с определения формата события. Он задает тон и влияет на ключевые требования к локации. Для корпоративных праздников подойдут уютные кафе и рестораны с зонами для общения, танцев и фотосессий. Деловые мероприятия, например, конференции или презентации требуют строгой и профессиональной обстановки с качественным оборудованием: микрофонами, экранами и системами освещения. Если планируется тимбилдинг или другие активности, лучше выбрать открытые площадки, например, парки или загородные комплексы.
Бюджет
Финансовая составляющая не менее важна, поскольку она задает рамки для выбора локации и определяет возможности для дополнительных услуг. Например, если бюджет ограничен, стоит рассмотреть лофты, которые можно преобразить с минимальными затратами, используя грамотный декор и освещение. Такие решения подойдут для небольших корпоративов или камерных мероприятий.
Если средства позволяют, можно обратить внимание на более дорогостоящие локации: банкетные залы премиум-класса, загородные отели или исторические здания с уникальной архитектурой. Эти площадки нередко предоставляют дополнительные опции, например, собственные кейтеринговые службы. Однако важно учитывать скрытые расходы, которые могут повлиять на итоговую стоимость: уборка, техническое сопровождение, аренда мебели или декора.
Вместимость
Размер площадки должен соответствовать количеству участников, чтобы обеспечить комфортное размещение всех людей, в том числе организаторов и персонала. Если помещение очень маленькое, гостям будет тесно, что негативно скажется на общем впечатлении от события. Слишком большая площадь, напротив, может создать ощущение пустоты. Поэтому, если вы планируете мероприятие на 100 человек, не стоит рассматривать локацию на 1000 гостей. Кроме того, учитывайте необходимость в дополнительных зонах: сценах, стойках регистрации, мест для отдыха, фотозонах и т. д. На них тоже нужно закладывать пространство.
Расположение
Доступность локации — это фактор, от которого зависит явка гостей. Люди чувствуют заботу и ценят ее больше всего, поэтому в городской черте выбирайте площадки, расположенные рядом с метро или остановками общественного транспорта. А если ивент проходит за городом, обязательно организуйте трансфер.
Учитывайте и особенности окружения площадки. Например, мероприятия на природе могут значительно выиграть за счёт живописных видов, которые создают расслабляющую атмосферу. Это особенно важно для корпоративов и тимбилдингов. При организации деловых событий необходимо подчеркнуть статус мероприятия. Поэтому локация в центре города или вблизи известных бизнес-центров станет удобным вариантом для участников и оставит положительное впечатление.
Оснащенность
Перед бронированием уточните, есть ли на площадке все необходимое оборудование в зависимости от формата мероприятия. На корпоративе или тимбилдинге невозможно обойтись без диджейской аппаратуры и микрофонов, а для проведения конференции необходимы проекторы и экраны. Также проверьте наличие розеток и их напряжение, качество освещения, акустику в помещении. Иногда организаторам приходится драпировать стены, чтобы не появлялось эхо. Если какого-то оборудования на площадке нет, узнайте, будет ли у вас техническая возможность его привезти и установить на время мероприятия. Также учитывайте, что владельцы некоторых локаций за использование их аппаратуры могут брать дополнительную плату.
Планировка
Перед выбором площадки убедитесь, что гости смогут легко ориентироваться в пространстве и переходить между зонами. В противном случае вам придется размещать дополнительные указатели или привлекать персонал, который будет подсказывать направление. Особенно важно оценить планировку при использовании нескольких этажей или зданий. Также проверьте, чтобы вспомогательные помещения находились в логичных местах, например, гардеробная зона должна быть на входе.
Дополнительные услуги
Нередко опции, которые предлагают те или иные локации, существенно влияют на выбор. Допустим, в стоимость аренды одной площадки входит уборка помещения, а другую вам придётся убирать самостоятельно. Или одна локация располагает базовым набором мебели и посуды, а на другой их нужно заказать и привезти. Такие нюансы кажутся мелочами, но могут значительно повлиять на итоговый бюджет и трудозатраты при подготовке мероприятия.
Безопасность
Убедитесь, что площадка оборудована системами пожарной безопасности, аварийными выходами и камерами видеонаблюдения. Также предусмотрите возможность приглашения охраны, чтобы исключить появление посторонних лиц на мероприятии.
На что обратить внимание при выборе площадки
- Что входит в стоимость брони. Иногда площадки берут дополнительную плату за ранний заезд и поздний выезд для монтажа и демонтажа декораций, за привлечение организаторами собственной кейтеринговой службы или охранного агентства. У некоторых заведений предусмотрен пробковый сбор, поэтому уточните все нюансы, прежде чем бронировать площадку.
- Наличие открытого пространства. Это может быть терраса, внутренний дворик или парк, которые станут отличным дополнением к основной локации. На открытом пространстве можно провести кульминацию вечера: подведение итогов, награждение, запуск фейерверков.
- Заключение договора при бронировании. Несмотря на то что владельцы многих площадок предпочитают устные договоренности, лучше юридически оформить аренду. В договоре должно быть прописано все до мелочей, чтобы не возникло разногласий уже в процессе проведения мероприятия или после него.
- Наличие парковки. Если около площадки нет свободных мест или парковаться запрещено, обговорите с владельцем локации альтернативные решения. Например, доступ во внутренний двор, где гости смогут оставить автомобили по предварительной договоренности.
Виды площадок
- Лофты и производственные помещения. Это современные и стильные пространства, которые легко адаптировать под любую концепцию, поскольку они имеют минималистичный дизайн. Локации подходят для вечеринок, выставок, креативных корпоративов и презентаций.
- Отели. Как правило, они оснащены конференц-залами и банкетными пространствами, где можно провести и деловую, и развлекательную части мероприятия. А номерной фонд позволяет разместить иногородних гостей.
- Загородные дома и парк-отели. Это отличное решение для ивентов на природе: тимбилдингов, летних и зимних корпоративов. Просторные территории позволяют реализовать активную часть программы, а уютные помещения создают комфортную атмосферу для отдыха и общения гостей.
- Рестораны и кафе. Это классический вариант локации, который не теряет актуальности. Рестораны и кафе не подходят для активных программ, но выбирая этот вид площадок, вы избавите себя от необходимости декорировать и оснащать помещение, обращаться в кейтеринговую службу.
- Музеи и выставочные залы. Это статусные локации для культурных мероприятий, презентаций и гала-ужинов. Однако в стенах музея можно реализовать и приключенческую программу, например, квест, и связать его концепцию с атмосферой площадки. Уникальный интерьер сделает любое событие особенным.
- Спортивные клубы и фитнес-центры. Если вы планируете активный корпоратив или тимбилдинг, рассмотрите этот вариант площадок. Здесь вы найдете много пространства, необходимое оборудование и соответствующее оформление.
- Теплоходы. Еще один способ удивить гостей — организовать мероприятие на воде. Это скорее летний вариант, однако панорамные виды, уютные банкетные зоны и необычная атмосфера никого не оставит равнодушным.
- Арт-пространства. Креативные локации подходят для мастер-классов, концертов и выставок. Арт-пространства часто находятся в индустриальных зданиях и располагают стильным интерьером, а также необходимым оборудованием для реализации творческих программ.
- Парковые зоны. Этот вид площадок идеален для летних мероприятий на свежем воздухе, например, пикников, фестивалей и квестов. В парках часто есть беседки, сцены и зоны для барбекю.
Важные моменты, которые нужно помнить при выборе площадки
- Убедитесь, что гостям будет комфортно. Проверьте исправность систем вентиляции, отопления и кондиционирования, качество освещения и удобство планировки.
- Посетите площадку лично. Не полагайтесь только на фото и видео, которые часто скрывают недостатки. Очный визит поможет оценить состояние помещения, чистоту санузлов, качество отделки и общее впечатление от локации.
- Уточните наличие менеджера площадки. Он должен быть доступен до и во время мероприятия, отвечать на ваши вопросы, оперативно решать возникающие проблемы и координировать технический персонал.
- Локация должна соответствовать мероприятию, а не наоборот. Не подстраивайте сценарий события под возможности площадки, иначе это отразится на качестве программы и общем впечатлении гостей.
- Учитывайте дату мероприятия. Иногда экономически выгодно провести ивент не в выходной, а в будний день, поскольку стоимость аренды будет существенно отличаться.
- Помните о возможности получить персональное предложение. Взаимовыгодное сотрудничество — это всегда плюс. Например, при аренде конференц-зала в отеле можно договориться о скидке на номера для гостей.
