Деловое мероприятие — неотъемлемая часть ведения бизнеса и коммуникации с клиентами, партнерами и инвесторами. Такие ивенты становятся частью корпоративной культуры компании, ее общественной деятельности, а иногда и КСО. Сегодня мы поговорим о том, какими бывают подобные события, задачи какого типа они закрывают и как провести деловое мероприятие.
Цели проведения деловых мероприятий
- Поиск полезных знакомств;
- Расширение потребительской целевой аудитории и рост продаж;
- Реклама бренда или конкретных услуг и товаров;
- Улучшение имиджа компании в СМИ;
- Повышение лояльности со стороны партнеров, спонсоров и клиентов;
- Обмен опытом и знаниями по конкретной теме бизнеса;
- Построение или укрепление внутрикорпоративных связей организации.
Виды деловых мероприятий
Конференция
Публичное представление докладов нескольких лекторов (спикеров) с дальнейшим групповым обсуждением. Бизнес-конференции часто посвящены реализации каких-то бизнес-идей и решению трудностей на пути их воплощения, они также организуются с перерывами на кофе-брейки. Примером могут послужить легендарные конференции TEDx. Некоторые конференции длятся больше одного дня, например, выходные или рабочую неделю.
Пресс-конференция
Встреча с участием представителей локальных или общеизвестных медиа для демонстрации своей позиции по актуальному вопросу, объявления важной новости о бизнесе и любого значимого для бренда повода, будь то юбилей компании или разработка уникальной технологии чего-либо. Такое мероприятие — самый короткий и эффективный путь для выхода на широкую общественность и привлечения внимания со стороны журналистов.
Форум
Ивент, схожий по формату с конференцией, но отличающийся большим масштабом, как по длительности и числу участников, так и по глобальности обсуждаемых тем. Чаще всего форумы посвящают состоянию целой бизнес-отрасли в регионе или стране, и они предполагают выступления представителей различных компаний на равных.
Круглый стол
Короткое совещание или собрание, которое является частью более крупных мероприятий (конференций, съездов и форумов) и посвящено конкретным узконаправленным бизнес-темам. Формат ивента — равноценные высказывания всех желающих и дискуссия для поиска наиболее эффективных решений обозначенных проблем.
Семинар
Форма групповых занятий для прокачки бизнес-навыков, управленческих качеств и коммуникативных навыков, а также для обмена идеями с партнерами по бизнесу. Мероприятие может состоять из мини-лекции одного спикера или нескольких докладов участников под руководством ведущего. Обязательной частью также является обсуждение полученной информации и практические задания по ее применению.
Тренинг
Краткосрочное обучающее мероприятие для сотрудников компании, как правило, среднего и высшего руководящего звена. Тренинг направлен на работу с конкретным спикером и может состоять из мастер-классов, выполнения групповых и индивидуальных заданий, анкетирований и лекций. Обычно эти ивенты посвящены повышению рабочей квалификации и специализированным бизнес-навыкам (например, продажам), но могут касаться и общеизвестных полезных тематик: ораторское мастерство, деловой этикет, техники НЛП и пр.
Бизнес-игра
Это формат мероприятия смешанного типа, когда образовательный контекст накладывается на развлекательную канву. В основе деловых игр обычно лежит моделирование конкретных рабочих ситуаций и процессов. Участникам же необходимо в одиночку или в командах прийти к конкретному поставленному результату, совершив цепочку нужных действий. Бизнес-игра учит быстрому принятию решений, командой работе и стрессоустойчивости, она помогает выявить лидеров и исполнителей в коллективе.
Презентация
Закрытое или публичное представление компанией своего нового проекта, продукта, услуги, инновационной разработки в торжественной обстановке и с приглашением сторонних зрителей, конкурентов и спонсоров. На таком ивенте предполагается выступление 1-3 спикеров с полезной информацией (например, формат “Печа-Куча”), а также предполагаются ответы на вопросы из зала, а возможно и фуршет.
Выставка
Формат презентации бренда и его продуктов, но с бОльшим размахом, чем простое выступление спикеров. У всех желающих здесь появляется возможность познакомиться с деятельностью компании или нескольких организаций посредством информации на стендах и товаров на витринах. Выставка может быть торговой, отраслевой, рекламной, имиджевой, региональной и даже международной. С ее помощью можно собрать полное представление о конкретной бизнес-нише: ее ключевых игроках, трендах, профессиональных компетенциях и т.д. Ярмарку или аукцион также можно считать видами выставок.
Деловой прием и бизнес-завтрак, ланч, обед или ужин
Цель таких мероприятий — расположить к себе приглашенную аудиторию и в неформальной обстановке обсудить ряд бизнес-вопросов. Это может быть разговор о совместном проекте, инвестициях, объединении компаний, крупной сделке и т.д. Такой ивент лучше знакомит партнеров, спонсоров и клиентов друг с другом, позволяет наладить контакт и найти общий язык, чтобы прийти к взаимовыгодному решению.
Мозговой штурм (брейнсторм)
Коллективное, чаще всего закрытое мероприятие, направленное на генерацию большого числа полезных идей по какой-то теме или проблеме в доброжелательной обстановке. Это творческий ивент, который не предполагает оценки высказанных мыслей на предмет их полезности, реализуемости, выгоды и пр.
Это далеко не полный список деловых мероприятий. Также существуют съезды, конгрессы, симпозиумы, панельные или неформальные дискуссии, саммиты, дебаты, экспертные сессии, хакатоны, питчинги, вебинары, воркшопы, брифинги, мероприятия по технологии Open Space и т.д.
Этапы подготовки делового мероприятия
- Выбор концепции. На этой стадии задают цель и задачи ивента, определяют его масштаб (количество приглашенных и продолжительность), утверждают формат и дату.
- Формирование бюджета. Необходимо заранее расписать все расходы и составить подробную смету, также заложив определенную часть финансов на незапланированные траты в случае форс-мажорных обстоятельств.
- Составление программы. Сценарий должен помочь определиться с видами досуга для гостей и с кругом задействованных лиц, будь то модераторы встречи или сторонние лекторы. После этого можно распределить задачи по подготовке между несколькими ответственными людьми в организационной группе и составить график поэтапной реализации ивента.
- Рекламная и информационная поддержка мероприятия. С помощью взаимодействия со СМИ и блогерами, наружной рекламы и соцсетей, собственного сайта и отдельных приглашений нужно донести до гостей самое важное и необычное о будущем ивенте, чтобы подогреть интерес.
- Заказ в аренду подходящей площадки. Предварительно необходимо посетить локацию лично хотя бы раз. Если же используется площадка самой компании — можно сразу приступать к брендированному или тематическому оформлению и заказу технического оборудования и мебели. Понадобятся микрофоны, проекторы, плазменные панели, ноутбуки, флипчарты, стулья и столы. Также нельзя забывать о стойке регистрации, лаундж-зонах и пр.
- Приглашение ведущих, спикеров, переводчиков, артистов и пр. Необходимо познакомить их с обязанностями и таймкодом мероприятия, а в идеале — успеть провести репетицию (презентации, шоу, лекции и т.д.).
- Заказ полиграфических, презентационных, сувенирных материалов. Они могут понадобиться для навигации по зданию, более глубокого погружения участников в тему, памятных подарков и пр. Буклеты, бейджи, таблички, блокноты — всё это важная часть деловых ивентов.
- Решение вопросов питания, безопасности и логистики. Потребуется заказать кейтеринг с обслуживанием для перекуса, фуршета или полноценного банкета, обеспечить охрану, а также трансфер, если участники приезжают из других регионов и стран (либо локация удалена от города). Если гости мероприятия — иногородние, понадобится еще и размещение в отеле.
Когда площадка полностью подготовлена и выступления отрепетировано, можно встречать и размещать гостей. Уже на самом мероприятии проводится видео- и фотосъемка, организаторы контролируют ход ивента, по необходимости общаются с персоналом или участниками. Когда событие закончится, важно оценить его эффективность и подготовить пресс-релизы и отчеты.
Как можно увидеть, подготовка деловых мероприятий — многозадачный процесс, который требует хороших организационных навыков и слаженной работы целой команды. Чтобы сэкономить время и силы и не допустить критических ошибок, лучше обратиться к опытным профессионалам.
