Что такое дилерские конференции
Дилерские конференции служат эффективным инструментом для реализации маркетинговой стратегии. На подобные мероприятия приглашают действующих и потенциальных представителей, чтобы рассказать о новых продуктах или реформах, донести идею и миссию компании. Также дилерские конференции служат платформой для обмена опытом, обсуждения текущих трендов рынка, укрепления деловых связей и повышения их лояльности к бренду.
Такие встречи проводят в самых разных форматах: в виде семинаров, презентаций, бизнес-ланчей, конференций, круглых столов и т. д. Но особой популярностью пользуются выездные мероприятия и мотивационные поездки, так как во время них можно не только получить полезные знания, но и отдохнуть. Кроме того, в неформальной обстановке процесс налаживания бизнес-связей происходит намного эффективнее. Участники стремятся поделиться мнением, обсудить актуальные проблемы и совместно найти решения.
Для организаций дилерских конференций компании арендуют отели или загородные коттеджи. Программа строится так, чтобы официальная часть прошла в первой половине дня, а вечером гостей ждал праздничный ужин и развлечения.
Какие задачи решают подобные мероприятия
Компании, которые регулярно проводят конференции для дилеров и партнеров отмечают рост продаж после события. Однако главной целью мероприятия является налаживание долговременных связей с представителями. Для дилеров подобные конференции — это возможность узнать полезную информацию о продукте и пообщаться с коллегами, которые живут в другом городе или регионе.
Существует несколько базовых задач, позволяющих реализовать общую маркетинговую стратегию бизнеса. Именно их решают мероприятия для дилеров и дистрибьюторов.
- Увеличение продаж. Это происходит благодаря информированию об особенностях продукта и выгодах покупателей. Нередко на подобные мероприятия приглашают топовых спикеров, которые обучают участников эффективным маркетинговым инструментам.
- Презентация нового товара. Никто не расскажет о продукте лучше, чем производитель. По этой причине появлению новых позиций в ассортименте следует уделять особое внимание. Сюда же можно отнести изменение дизайна упаковки, ребрендинг или реформы в политике компании.
- Укрепление деловых партнерств и расширение клиентской базы. Событие позволяет продемонстрировать уважение и внимательное отношение к действующим дилерам и дистрибьюторам. Компании приглашают и потенциальных партнеров, а во время конференции стремятся превзойти вопросы и возражения.
- Формирование имиджа. Регулярное проведение деловых мероприятий позволяет показать целевой аудитории свои возможности и серьезный подход к продвижению бренда. Событие зачастую становится инфоповодом в СМИ и благоприятно влияет на репутацию компании.
Основные этапы организации дилерской конференции
На первый взгляд может показаться, что для проведения делового события нужно только арендовать подходящее помещение, забронировать отели для гостей и создать презентации. Однако подготовка начинается еще на этапе планирования.
Выявление необходимости проведения события
В первую очередь нужно определить роль дилерской конференции в маркетинговой стратегии. Событие должно решать задачи, поставленные для достижения долгосрочных целей компании. Мероприятие оправдано, если требуется сообщить о запуске нового продукта, амбициозных целях или достигнутых успехах.
Определение критериев эффективности
Организация подобного мероприятия — трудоемкий процесс, требующий немалых финансовых вложений. И компании необходимо понимать, насколько успешно прошла конференция. Для оценки используют определенные критерии, например, процент участников из числа приглашенных, количество заключенных контрактов на выгодных для организатора условиях, динамика продаж и другие.
Создание рабочей группы
Следующий не менее важный этап — формирование рабочей группы и назначение ответственного лица. Это необходимо, даже если для организации конференции привлекается ивент-агентство. Рабочая группа разрабатывает презентации, определяет максимально допустимый бюджет мероприятия, согласует программу и концепцию, а также контролирует подготовку.
Выбор формата и подготовка плана мероприятия
Как правило, дилерские конференции длятся от одного до нескольких рабочих дней, а формат напрямую зависит от целей события. Мероприятие принято разделять на официальную и развлекательную часть, но их можно дополнить экскурсиями на производство, награждением отличившихся дилеров или обучающим семинаром. Разработка плана позволяет определить, какие задачи по подготовке компания берет на себя, а какие делегирует ивент-агентству, распределить роли рабочей группы, принять решение об условиях участия клиентов и другие не менее важные аспекты.
Разработка сценария
Этап заключается в подробном описании планируемых событий с указанием времени их начала и окончания. Также в сценарий вносят имена ответственных лиц и указывают, какие материалы понадобятся для выступлений. Этап позволят грамотно спланировать мероприятие и избежать накладок. Разработать сценарий можно самостоятельно, совместно с ивент-агентством или полностью делегировать задачу на профессионалов.
Определение места и времени
Выбирать дату проведения дилерской конференции следует, опираясь на ряд ключевых факторов. Например, мероприятие можно приурочить к какому-либо событию: дню рождения компании, профессиональному празднику или отраслевой выставке. Организовывать конференцию точно не стоит в разгар сезона: партнеры откажутся от участия или отправят менее значимого представителя, а не ЛПР. Место проведения зависит от бюджета: одни компании ограничиваются арендой конференц-зала в городе, где расположен главный офис, другие организуют масштабное мероприятие за рубежом.
Подбор локации
К площадке нет определенных требований, но оптимальным вариантом служат отели с просторными конференц-залами. В них можно разместить участников из других регионов и провести само мероприятие, что позволит сэкономить на логистике. Выбирать локацию необходимо заблаговременно, чтобы получить лучшее предложение по стоимости. Также следует иметь запасной вариант на случай непредвиденных обстоятельств.
Развлекательная программа
Разнообразить неофициальную часть можно с помощью выступлений артистов, проведения конкурсов и интерактивов. Также необходимо подумать о подарках участникам конференции. Это могут быть брендированные изделия, которые выпускает компания или элементы одежды, связанные с мероприятием. Например, если событие запланировано на горнолыжном курорте, в качестве подарка выступят куртки с логотипом организации.
Почему для организации дилерского мероприятия стоит обратиться к специалистам
Проведение дилерского мероприятия является сложной задачей, которая требует не только глубоких знаний в области маркетинга и коммуникаций, но и наличия определённого опыта в проведении подобных событий. Специалисты обладают необходимыми компетенциями: от подбора локации до разработки сценария и развлекательной программы. Ивент-агентства имеют широкую базу контрагентов, что позволяет им за короткий промежуток времени найти необходимых подрядчиков, отвечающих требованиям компании. По этой же причине специалисты способны оптимизировать расходы, обеспечивая лучшее соотношение цены и качества услуг. Они знают, как избежать лишних трат и максимально эффективно использовать бюджет мероприятия.
