Гибридное мероприятие представляет собой формат, в котором участники могут присутствовать очно или подключиться виртуально, не покидая офис или дом. Такой интерактивный ивент позволяет аудитории посетить событие вне зависимости от местоположения, а организаторам максимально увеличить охват.
Во время гибридного мероприятия так же, как и в офлайн-формате на площадке работают технические специалисты, спикеры и координаторы, а участники проходят регистрацию и получают бейджи. В то же время удаленная аудитория подключается по ссылке и попадает на специальную платформу с трансляцией и чатом. Онлайн-участники смотрят выступления, задают вопросы и оставляют комментарии, а модераторы контролируют ход беседы и передают информацию ведущему.
Такой формат достаточно удобен, однако требует привлечения большого числа специалистов — двух команд. Одна из них отвечает за координацию участников в офлайн: регистрацию, выдачу welcome pack, кофе-брейки и т. д. Другая решает задачи в онлайн, чтобы не возникало технических проблем со звуком, изображением, доступом к трансляции, а участники своевременно получали ответы на свои вопросы.
Это достаточно универсальный инструмент для организации ивентов, так как позволяет пригласить неограниченное число участников, не исключая личного присутствия важных для компании гостей. В таком формате организуют выставки, конференции, мастер-классы, бизнес-встречи, семинары и другие.
Как проводить гибридные мероприятия
Организация гибридного мероприятия требует четкой координации и слаженности команд, отвечающих за проведение ивента. Подготовка к любому событию начинается с постановки цели и определения ожиданий от него. Также необходимо решить, какие элементы будут доступны онлайн, а какие офлайн.
Далее следует разработать программу, адаптированную под обе аудитории. Чтобы удаленные участники не чувствовали себя лишними, должны быть определенные связки между ними и присутствующими очно. Например, ведущий может зачитывать вопросы из чата трансляции.
К выбору локации также следует подходить грамотно, учитывая особенности формата. Так как мероприятие подразумевает присутствие онлайн и офлайн-аудитории, нужно выбирать площадку, которая способна вместить необходимое количество гостей и в то же время имеет техническое оснащение, соответствующее требованиям формата.
Для обеспечения виртуального участия приглашенных недостаточно только звукового и видеооборудования. Следует подобрать платформу для проведения трансляции с удобным и понятным интерфейсом, чтобы онлайн-аудитория чувствовала себя комфортно. Также выбранный ресурс должен гарантировать безопасность введенных персональных данных.
Когда все элементы события предусмотрены, следует создать веб-страницу с подробной информацией о программе, дате проведения, приглашенных спикерах, условиях участия и т. д. Во время изучения лендинга должно аудитория должна понимать, какую выгоду она получит и что может присутствовать онлайн.
Что нужно учитывать при организации гибридных мероприятий
Интернет-соединение
Как правило, на гибридных мероприятиях количество онлайн-участников значительно превышает тех, кто присутствует очно. Поэтому следует удостовериться в качестве интернет-соединения и его скорости. От этого фактора зависит, что именно увидят зрители онлайн-эфира.
Адаптивность под разные платформы
Нужно учитывать, что трансляцию могут смотреть с компьютеров, планшетов и телефонов с разными операционными системами. Выбранная для эфира платформа должна быть не только удобной, но и работающей на любом программном обеспечении.
Тестирование
За несколько дней до ивента рекомендуется предварительно запустить и проверить все оборудование, чтобы заранее выявить неполадки и найти способы их решения. Также важно провести репетицию со спикерами, если кто-то из них будет выступать онлайн, удостовериться в качестве связи и наличии подходящего фона для трансляции.
Взаимодействие аудитории в офлайн и онлайн
Ведущий должен понимать, что работает на две категории участников. Ему следует периодически вовлекать виртуальных зрителей с помощью вопросов, различных интерактивов и голосований. Можно также пригласить второго ведущего, который будет взаимодействовать только с онлайн-аудиторией, но это требует тщательной координации и слаженности.
Создание двух посадочных страниц
Чтобы желающие посетить событие случайно не записались сразу на оба формата, следует разработать два лендинга: один для сбора заявок на очное присутствие, второй — для удаленных участников. Отслеживание статистики регистраций на офлайн-часть позволит избежать нехватку мест на площадке. В этом вопросе помогут специальные платформы, которые остановят прием заявок при достижении лимита.
Проявление заботы
Не забудьте отправить письма-уведомления с информацией о месте и времени проведения события или ссылками для подключения. Во время перерывов предусмотрите интерактив для удаленной аудитории, а в конце пришлите СМС или пуш-уведомление о возобновлении трансляции. Также следует оперативно отправлять обещанные во время эфира ссылки, презентации или дополнительные материалы.
Продолжительность события
При разработке программы необходимо учитывать, что вовлеченность во время онлайн-эфира длится около трех часов. Если уложиться в этот промежуток не получается, то лучше запланировать мероприятие на 2—3 дня. При этом ключевых спикеров необходимо распределить равномерно, чтобы обеспечить ежедневное присутствие аудитории.
Обратная связь
После мероприятия важно получить фидбек от участников. Для этого можно сделать рассылку с просьбой поделиться впечатлениями, изучить отзывы в интернете и т. д. Обратная связь позволит выделить сильные и слабые стороны, найти точки роста и в будущем создавать ивенты с учетом прошлых ошибок.
Преимущества и недостатки гибридных событий
Популярность организации гибридного мероприятия обусловлена широким списком достоинств этого формата. В первую очередь эксперты ивент-индустрии выделяют глобализацию события: в нем может принять участие аудитория со всего мира. В то же время формат позволяет пригласить топовых спикеров несмотря на их плотный график. Выделить час на доклад из собственного кабинета проще, чем освободить целый день на дорогу и выступление на очном мероприятии.
В финансовом вопросе гибридные события также имеют преимущества. Доступ к онлайн-материалам можно предоставлять неопределенному числу желающих. А платная основа может повысить рентабельность события. В то же время при организации гибридного ивента снижаются расходы на кейтеринг, аренду просторного помещения и другие составляющие.
Еще одним преимуществом является экологичность формата. Он позволяет снизить количество мусора: пластиковой одноразовой посуды, пакетов, раздаточных материалов, буклетов. Если компания заинтересована в бережном отношении к природе, но перевести мероприятие в полностью удаленный формат невозможно, гибридное событие — идеальный вариант.
К минусам подобных ивентов относят повышение рисков. От ошибок и непредвиденных ситуаций никто не застрахован и если, например, на площадке отключат электричество, то без контента останутся и присутствующие очно, и онлайн-аудитория.
Несмотря на трудности в подготовке и проведении гибридного мероприятия, формат все больше набирает популярность. Это происходит благодаря тому, что организаторы могут увеличить аудиторию, а слушатели имеют право выбрать способ участия. География такого мероприятия расширяется, соответственно, в продвижении используют различные каналы: таргетинг, email-рассылки и другие.
