Организация новогоднего корпоратива — задача не из лёгких. Каждый раз перед руководителями и HR-специалистами встают проблемы по выбору площадки с самыми выгодными условиями, составлению развлекательной программы и т.д. При этом нужно удовлетворить ожидания и вкусы сотрудников, чтобы не столкнуться с негативной обратной связью или низкой явкой на мероприятие. К тому же всегда есть риск превысить бюджет или столкнуться с форс-мажорами в последний момент.

Несмотря на кажущуюся спонтанность, любой успешный корпоратив начинается с досконального планирования. Чтобы избежать хаоса и недовольства коллег, к подготовке необходимо приступать заблаговременно. Особенно это важно в условиях новогодних мероприятий, когда спрос на лучшие локации и классных ведущих возрастает в десятки раз.

Чем раньше вы начнете готовиться, тем больше выгоды сможете получить. К тому же у вас будет достаточно времени на корректировку и утверждение программы. Ключ к успеху в данных условиях — это внимание к деталям и предварительная оценка всех рисков. Правильно организованный корпоратив не только поднимет настроение сотрудников в конце года, но и укрепит корпоративный дух.

Определяем бюджет

Понимание финансовых рамок определяет масштаб праздника, выбор места, программы, питания и подарков. Вы должны помнить, что бюджет составляют, исходя из возможностей компании. Не нужно ущемлять другие важные статьи расходов в конце года ради того, чтобы провести роскошный корпоратив.

Начните с общей суммы, которую компания готова выделить на мероприятие. Затем составьте примерный список трат: аренда и оформление локации, кейтеринг или обслуживание в ресторанном зале, реквизит и оборудование, транспортные расходы, выступления артистов разного жанра и ведущий, сувениры и корпоративный мерч. Помните также о непредвиденных расходах: заложите в бюджет свободные 10-15%, чтобы не впасть в панику, если что-то пойдет не так.

Следующий шаг — сбор предложений от интересующих вас подрядчиков, т.е. поставщиков разных услуг. Лучше получить несколько коммерческих предложений со сметами, чтобы иметь возможность сравнивать и выбирать оптимальное соотношение цены и качества. Поэтому будьте готовы изучить нескольких музыкантов, Дедов Морозов и т.д.

После сбора предложений смело приступайте к оптимизации бюджета. Теперь, когда вы знаете расценки на рынке event-услуг, вам будет легче понять, на чем вы хотели бы сэкономить, а где лучше увеличить статьи расходов. Вполне вероятно, что часть трат можно урезать без вреда самому корпоративу и его качеству. Например, можно выбрать скромный вариант декора для площадки, но зато вручить сотрудникам крутые подарки в благодарность за годовые успехи.

Учтите также, что иногда вам придется инвестировать в некоторые аспекты организации, даже если для этого надо выйти за пределы бюджета. Но это целесообразно только в тех случаях, когда вы можете таким решением существенно повысить впечатление коллектива от мероприятия. Например, звездный гость может сделать корпоратив самым обсуждаемым на протяжении всего следующего года. Это повышает привлекательность компании в глазах будущих сотрудников и существенно укрепляет лояльность текущих работников.

Выбираем формат

Выбор формата играет ключевую роль при создании новогодней атмосферы на корпоративе. Ценности компании и ее традиции, вкусы сотрудников и схемы их привычного взаимодействия, размер коллектива — всё это должно найти отражение в программе мероприятия:

Для крупных компаний зачастую подходит классический формат с арендой большого концертного зала или ресторана. Здесь можно организовать программу с шоу-номерами, интерактивами, дискотекой.
Для творческих агентств и стартапов правильным решением может стать неформальное мероприятие с креативной концепцией: тематическая вечеринка или авторский квест. Игровые элементы и нестандартный подход к отдыху раскрепостят сотрудников и сплотят их.
IT-компании и масштабные корпорации с высоким уровнем стресса на рабочем месте могут отдать предпочтение релаксирующим форматам. Это, например, уютный корпоратив за городом, на природе. Такой досуг позволит сотрудникам отдохнуть и восстановить силы.
Для малого и среднего бизнеса подойдут более интимные форматы мероприятий. К примеру, ужин в уютном ресторане или кафе с лекцией либо мастер-классом. Здесь каждый сотрудник сможет почувствовать себя важной частью коллектива и обогатиться новыми знаниями.

При выборе формата стоит учитывать и возрастной состав команды. Молодежные коллективы могут предпочесть активные мероприятия, в то время как для сотрудников старшего возраста будет комфортнее спокойный и изысканный вечер. Важно также учесть логистику: место проведения должно быть доступно для всех участников. Если сотрудники находятся в разных городах или даже странах, стоит подумать о возможности онлайн-формата, который объединит всех в едином виртуальном пространстве.

Бронируем площадку

Аренда новогодней локации требует тщательного подхода и в то же время оперативности. Если вы будете долго сомневаться с выбором, лучшую площадку могут увести прямо из-под носа. Поэтому нужно заранее определиться, на какие параметры локации вы смотрите перед бронированием.

Узнайте про вместительность. Она должна соответствовать количеству ваших сотрудников не только с точки зрения комфорта, но и для соблюдения пожарной безопасности. Помните, что для танцев и развлекательных мероприятий нужно больше свободного пространства. Поэтому если вам сказали, сколько гостей принимают на банкет или фуршет, это еще не значит, что там же будет удобно проводить вечеринку на такое же число участников.
Обратите внимание на местоположение. Площадка должна быть в зоне транспортной доступности или хотя бы иметь достаточно парковочных мест. Чем дальше локация, тем выше расходы на трансфер и риски того, что кто-то откажется от участия или даже потеряется в пути. Проверьте также, есть ли рядом с площадкой гостиницы, если среди сотрудников или специальных гостей есть те, кто приезжает из других городов или даже стран.
Не забудьте о техническом оснащении. Необходимо наличие качественного звукового и светового оборудования, сцены для выступлений и возможности подключения мультимедийных устройств. Дизайн и интерьер также играют важную роль: они должны гармонировать с концепцией мероприятия или легко адаптироваться под необходимый стиль с помощью тематического декора.

В качестве вариантов новогодних площадок сегодня всё чаще выступают:

Традиционные рестораны и банкетные залы,
Локации в отелях и пансионатах,
Лофты и арт-пространства,
Открытые локации на природе,
Игровые и спортивные клубы.

Вне зависимости от выбора конкретной площадки всегда заранее уточняйте условия аренды и отмены бронирования. Новогодний период — высокий сезон, поэтому чем раньше вы найдете локацию, тем лучше. Обязательно заключайте с площадкой договор, где будут прописаны все детали: стоимость, время, список услуг, ответственность сторон за неисполнение условий и т.д.

Продумываем программу

Сценарий новогоднего корпоратива должен включать в себя все ключевые моменты вечера: от приветственного слова руководителя до финального аккорда в виде общей фотосессии, вручения подарков, запуска салютов и т.д. Программа всегда выстраивается в таймингом, т.е. по хронологии событий. Нужно указать расписание основных выступлений и промежутки времени для неформального общения или спокойного отдыха. Не забудьте о традиционных новогодних традициях: встреча сказочных персонажей, хороводы вокруг елки, бой курантов и т.д.

Расписывая программу, позаботьтесь и о выборе ведущего. Обратите внимание на опыт работы кандидатов: они должны вести именно корпоративные мероприятия, а не детские или семейные новогодние праздники. Лучше всего, если ведущий сможет заранее познакомиться с вашей компанией, чтобы включить в программу фирменные шутки и отсылки.

Фишка новогоднего корпоратива обычно кроется в его тематике или отдельных развлекательных элементах. Выбирая артистов для шоу-номеров, учитывайте возрастной состав и интересы коллектива. Разнообразие жанров позволяет экспериментировать на каждом мероприятии: танцы, музыка, стендап, фокусы и пр. Ну а если вы захотели привнести в программу частичку интерактива, то лучше связать его с внутренней корпоративной культурой или профессией. Вы можете использовать технологии дополненной и виртуальной реальности, дарить персональные подарки отличившимся сотрудникам и т.д.

15 идей необычного новогоднего корпоратива

Бал-маскарад

Пригласите своих сотрудников на карнавал. Строгий дресс-код, эффект таинственности за счет масок, мастер-классы по бальным танцам и дегустация изысканных блюд — добавьте к этому потрясающие фотографии, и вам обеспечены позитивные впечатления от корпоратива.

Творческий мастер-класс

Не только детям можно заниматься хендмейдом под Новый год. Предложите коллективу попрактиковаться в живописи. Под руководством опытного художника каждый из сотрудников создаст уникальную картину, которой можно украсить и офис, и дом. Сюжет, изобразительное направление и даже технику рисования вы можете выбрать сами.

Преодоление полосы препятствий

Выходите из зимней спячки и получите дозу адреналина. Активный корпоратив на свежем воздухе проверит сотрудников на силу, ловкость и взаимовыручку. Вы можете проходить испытания, близкие к военным, а можете потренироваться в веревочном парке.

Гонки

Специализированная трасса за городом или лесное бездорожье — ваш коллектив может выбрать любые условия гонок, как и вид транспорта. Мы советуем присмотреться с джиппингу и соревнованиям на квадроциклах. В обоих случаях вы насладитесь скоростью и снежными пейзажами по сторонам.

Кулинарное шоу

Ведущие шеф-повара поделятся секретами блюд из разных кухонь, после чего ваши сотрудники смогут попробовать свои силы в гастрономическом деле. Дегустация собственных шедевров гарантирует вкусный финал такого корпоративного мероприятия.

Вечеринка

Погрузите коллег в эпоху, когда еще не было смартфонов, а музыка и мода были совершенно другими. Возрождение культовых хитов, рецептов и декораций пробудит ностальгию даже в тех, кто не застал такое яркое прошлое. Субкультуру и десятилетие выбирать только вам: от дерзких советских стиляг до не менее дерзких представителей лихих 90-х.

Зимние спортивные игры

Состязание в формате Олимпиады или соревнование по собственным правилам — новогодний корпоратив предлагает множество вариантов спортивных дисциплин и способов их организации. Чемпионат по хоккею, лыжная эстафета, фигурное катание — зимние виды спорта знакомы и любимы многими, но вы всегда можете найти альтернативу в виде народных забав: от перетягивания каната до взятия снежного городка и ледяной крепости.

Караоке-баттл

Конкурс вокального мастерства раскроет таланты ваших сотрудников и обеспечит море позитива. Выбирайте хиты разных лет или заранее установите конкретное музыкальное направление, и вперед! А в финале можно даже снять корпоративный клип.

Квест

Тематические квесты известны классными сюжетами, в которые можно встроить и новогодние традиции, и легенды вашей компании. Захватывающая атмосфера командных приключений здесь всегда остается неизменной, а вот обстоятельства могут меняться. Вашим коллегам предстоит побыть в шкуре пиратов, стать героями современного хоррора и т.д.

Церемония награждения

Новогодняя церемония «Оскар» на корпоративе — это возможность сделать каждого сотрудника звездой коллектива и в то же время признать вклад работников в общий успех. Выразите подчиненным благодарность в атмосфере гламура и изысканности: стильные фото и трогательные моменты гарантированы.

Форт Боярд

Соберите свою команду для прохождения легендарных испытаний на территории французской тюремной крепости. Собирайте подсказки и заберите как можно больше сокровищ. Сила, ум, ловкость и командная работа — ваши главные ключи к этой победе.

Корпоративные игры

Разнообразие игр на любой вкус развлечет и сплотит ваших коллег, подарив им массу веселых моментов. Настольные игры, коммуникативные и психологические игры в виде “Крокодила” и “Мафии”, а также бизнес-игры, завязанные на профессиональных навыках и кейсах, не оставят равнодушными никого из сотрудников.

Казино

Окунитесь в мир азарта без реальных рисков для своего кошелька. Рулетка, блэкджек, покер — выбирайте формат, и пусть удача улыбнется каждому из сотрудников. Опытные крупье, вкусный фуршет и призы самым рискованным гостям гарантируются.

Корпоратив на теплоходе

Заснеженные речные просторы добавят изысканности вашему вечеру. Шикарный банкет на теплой палубе, фотосессия на фоне ночного города, привычные достопримечательности с необычных ракурсов — даже короткая зимняя прогулка на специальном судне ледового класса запоминается надолго.

Family Day

Новый год может стать отличным поводом для организации семейного корпоратива в офисе. Познакомьте детей и партнеров со своей профессией и насладитесь праздничной атмосферой в кругу самых близких людей. Ну а красивая елка и сладкие подарки одинаково порадуют и взрослых, и маленьких гостей.

Как вы можете видеть, процесс организации корпоратива на Новый год едва ли можно назвать легким. Такое мероприятие требует максимум внимания и глубинного понимания принципов event-индустрии. Если вы хотите сэкономить время и силы, доверьте проведение корпоратива профессиональной команде. Специалисты агентства Tera event обеспечат новогоднее событие “под ключ” без скрытых платежей, ненадежных подрядчиков и срывов дедлайна. С нами вы можете быть спокойны и уверены в будущем празднике.